SKKN Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác quản lý hồ sơ Cán bộ công chức, viên chức tại trường THCS Phạm Hồng Thái

 SKKN “ Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác quản lý hồ sơ CBCCVC
 tại trường THCS Phạm Hồng Thái”
 1.MỞ ĐẦU
 1.1 Lý do chọn đề tài
 Trong điều kiện thực tế một số trường phổ thông hiện nay cho thấy, công 
tác quản lý hồ sơ cán bộ công chức viên chức (CBCCVC) còn gặp phải một số 
vấn đề bất cập, đó là không ít CBCCVC chưa nhận thức được tầm quan trọng của 
việc lập, cập nhật, bảo quản hồ sơ CBCCVC, một sơ cơ quan, đơn vị việc quản lý 
hồ sơ CBCCVC chưa thống nhất, chưa giao đúng người hoặc giao cho một người 
phụ trách mà ít kiểm tra. Bản thân tôi được đào tạo chuyên ngành Khoa học Thư 
viện nhưng lại được phân công làm công tác văn thư – lưu trữ tại trường trung 
học cơ sở (THCS) Phạm Hồng Thái. Việc này đã ảnh hưởng không nhỏ đến hiệu 
quả công việc quản lý hồ sơ ở cơ quan.
 Là một nhân viên được phân công làm công tác văn thư nên tôi mong 
muốn công tác lập, cập nhật, bảo quản và khai thác tốt hồ sơ CBCCVC tại trường 
THCS Phạm Hồng Thái nói riêng và tại mỗi cơ quan, đơn vị trong ngành nói 
chung được hoàn thiện hơn
 Từ những lý do trên tôi đã chọn đề tài “ Một số biện pháp nâng cao hiệu 
quả công tác quản lý hồ sơ Cán bộ công chức, viên chức tại trường THCS 
Phạm Hồng Thái ” để nghiên cứu.. 
 1.2 Mục đích nghiên cứu
 - Đề tài trên giúp công tác lập và quản lý hồ sơ được thực hiện một cách 
thống nhất, khoa học để quản lý được đầy đủ, chính xác thông tin của từng 
CBCCVC kể từ khi được tuyển dụng vào cơ quan, tổ chức, đơn vị nhà nước đến 
khi nghỉ hưu hoặc nghỉ việc nhằm đáp ứng yêu cầu nghiên cứu, thống kê, đánh 
giá, tuyển chọn, đào tạo, bồi dưỡng, bổ nhiệm, điều động, khen thưởng, kỉ luật 
và thực hiện chính sách đối với CBCCVC.
 - Góp phần nâng cao chất lượng quản lý hồ sơ CBCCVC của trường THCS 
Phạm Hồng Thái được tốt hơn. 
 - Giúp công chức viên chức (CCVC) nhận thức được tầm quan trọng của 
việc cập nhật, bảo quản, quản lý hồ sơ CCVC
 Vũ Thị Thanh Tâm Trường THCS Phạm Hồng Thái 1
 SKKN “ Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác quản lý hồ sơ CBCCVC
 tại trường THCS Phạm Hồng Thái”
2. NỘI DUNG
 2.1 Cơ sở lý luận của vấn đề
Để thực hiện được đề tài này tôi đã nghiên cứu các văn bản sau:
 - Chương VI Luật Cán bộ, công chức số 22/2008/QH12 ngày 13 tháng 11 
năm 2008 của Quốc hội
 - Thông tư số 11/2012/TT-BNV ngày 17 tháng 12 năm 2012 của Bộ Nội 
vụ hướng dẫn cụ thể về nội dung quản lý hồ sơ Cán bộ công chức viên chức 
(CBCCVC).
 - Quyết định số 06/2007/QĐ-BNV ngày 18 tháng 6 năm 2007, Quyết định 
số 02/2008/QĐ-BNV ngày 06 tháng 10 năm 2008 của Bộ Nội vụ ban hành quy 
định cụ thể về thành phần và mẫu quản lý hồ sơ CBCCVC.
 - Hồ sơ là một tập văn bản có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự 
việc, một đối tượng cụ thể hoặc cùng một đặc điểm về thể loại tác giả  được 
hình thành trong quá trình giải quyết công việc của cơ quan, tổ chức, đơn vị 
(hoặc cá nhân)
 - Lập hồ sơ là tập hợp các văn bản có liên quan đến một vấn đề, một sự 
kiện hoặc một đối tượng cụ thể, sắp xếp thứ tự các văn bản theo trật tự nhất định, 
biên mục bên trong và bên ngoài để dễ quản lý và tra tìm
 - Hồ sơ nhân sự CBCCVC là tài liệu pháp lý phản ánh các thông tin cơ bản 
nhất về CBCCVC bao gồm: nguồn gốc xuất thân, quá trình công tác, hoàn cảnh 
kinh tế, phẩm chất, trình độ, năng lực, các mối quan hệ gia đình và xã hội của 
CBCCVC, thể hiện ở lý lịch, văn bằng, chứng chỉ và các văn bản tài liệu có liên 
quan khác, được cập nhật trong quá trình công tác của CBCCVC kể từ khi được 
tuyển dụng.
 - Hồ sơ gốc CBCCVC do cơ quan, tổ chức, đơn vị có thẩm quyền quản lý 
CBCCVC lập và xác nhận lần đầu khi CBCCVC được tuyển dụng theo quy định 
của pháp luật. 
 - Hồ sơ CBCCVC cần được quản lý, sử dụng và bảo quản theo chế độ tài 
liệu mật do Nhà nước quy định, chỉ những người được cơ quan, tổ chức, đơn vị 
 Vũ Thị Thanh Tâm Trường THCS Phạm Hồng Thái 3
 SKKN “ Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác quản lý hồ sơ CBCCVC
 tại trường THCS Phạm Hồng Thái”
 - Từ năm 2005 trở về trước trường THCS Phạm Hồng Thái chưa có nhân 
viên văn thư riêng cho nên việc lưu giữ hồ sơ CBCCVC là một vấn đề khó khăn 
của trường. 
 - Nhân viên văn thư được bố trí chưa đúng chuyên môn cho đến nay nhân 
viên văn thư vẫn chưa được bồi dưỡng về nghiệp vụ công tác văn thư mà chỉ làm 
theo sự hướng dẫn của nhà trường, cũng như tự tìm tòi học hỏi từ đồng nghiệp.
 - Một số CCVC của nhà trường chỉ chú trọng đến chất lượng dạy học, chất 
lượng công tác chuyên môn, nghiệp vụ còn việc cập nhật, nghiên cứu để tìm hiểu 
các văn bản có liên quan đến ngành, đặc biệt là những văn bản quy định về hành 
chính để bổ sung những thiếu sót trong hồ sơ CBCCVC 
 - Qua thực tế quản lý hồ sơ CBCCVC của trường đã bộc lộ một số tồn tại, 
hạn chế mà nguyên nhân là do: 
 + Nhiệm vụ trọng tâm mà CBGV đặt ra là chất lượng dạy và học, do đó 
phần lớn thời gian đều tập trung vào công tác chuyên môn. Vì vậy, công tác quản 
lý hồ sơ CBCCVC chưa được quan tâm kiểm tra thường xuyên để bổ sung những 
giấy tờ còn thiếu.
 Thực tế cho thấy, viên chức được giao quản lý hồ sơ CBCC của trường là 
người được đào tạo chuyên ngành Khoa học thư viện, chưa được bồi dưỡng về 
công tác quản lý hồ sơ mà chỉ làm theo hướng dẫn của nhà trường.
 2.3 Các biện pháp đã tiến hành để giải quyết vấn đề
 Xuất phát từ thực trạng, cũng như những hạn chế, tồn tại trong công tác 
quản lý hồ sơ tại trường THCS Phạm Hồng Thái trong thời gian qua. Để hoàn 
thiện công tác cập nhật, bảo quản và khai thác hồ sơ CBCCVC đúng theo quy 
định và các văn bản hướng dẫn của cấp trên, cụ thể là sớm có biện pháp khắc 
phục những tồn tại đó. Bản thân tôi có giải pháp sau:
 - Tổng hợp, rà soát các văn bản quy định về quản lý hồ sơ CBCCVC, sau 
đó xây dựng kế hoạch cụ thể để khắc phục.
 - Tham mưu với ban giám hiệu tổ chức lấy ý kiến đóng góp cho kế hoạch
 Vũ Thị Thanh Tâm Trường THCS Phạm Hồng Thái 5
 SKKN “ Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác quản lý hồ sơ CBCCVC
 tại trường THCS Phạm Hồng Thái”
 - Các bản tự kiểm điểm, nhận xét đánh giá cán bộ hàng năm: Đi kèm theo 
nó là bản kết luận, đánh giá của cấp có thẩm quyền đối với cán bộ thuộc thẩm 
quyền. 
 - Các tài liệu khác bao gồm như: bản sao giấy khai sinh, văn bằng, chứng 
chỉ về trình độ học vấn, trình độ chuyên môn, bồi dưỡng lý luận chính trị, nghiệp 
vụ và tình trạng sức khoẻ. 
 - Các đơn thư có liên quan đến bản thân của cá nhân cán bộ, công chức, 
viên chức (nếu có). Mọi tài liệu thuộc hồ sơ cán bộ đều phải làm theo mẫu thống 
nhất do Ban Tổ chức Trung ương ban hành và hướng dẫn thực hiện. Vấn đề thứ 
hai cũng không kém phần quan trọng mà tôi muốn được trình bày là: 
 2.3.2 Quản lý hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức.
 Đây là một phần rất quan trọng, đòi hỏi người làm công tác quản lý hồ sơ 
CBCCVC phải có lòng nhiệt tình tâm huyết với nghề. 
 - Phần quản lý hồ sơ CBCCVC theo tôi phải đảm bảo được tiêu chí sau: 
Sắp xếp khoa học, dễ tìm, dễ thấy, dễ bảo quản. 
 - Trong bảo quản hồ sơ CBCCVC, tuỳ thuộc từng đơn vị mà ta có thể có 
những cách sắp xếp, bảo quản hồ sơ khác nhau.
 - Ở đây tôi xin nêu ra ba cách sắp xếp, bảo quản mà ta thường thấy ở các 
đơn vị : 
 + Sắp xếp theo tổ chuyên môn.
 + Sắp xếp theo vần A, B, C, ... 
 Vũ Thị Thanh Tâm Trường THCS Phạm Hồng Thái 7
 SKKN “ Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác quản lý hồ sơ CBCCVC
 tại trường THCS Phạm Hồng Thái”
 Dù sắp xếp theo cách nào thì người làm công tác quản lý hồ sơ ở cơ sở 
cũng cần phải lưu ý: Tất cả các tài liệu thuộc hồ sơ CBCCVC như đã nêu đều 
phải được lưu trong một phong bì lớn, kẹp riêng theo từng mục. 
 Hình 3: Hồ sơ CBCC được đựng trong phòng bì và được sắp xếp theo A,B,C
 - Để dễ dàng khai thác thông tin về CBCCVC , trong phong bì lớn đó ta có 
thể phân chia các tài liệu thành từng tập nhỏ khác nhau về nội dung:
 + Nội dung liên quan về bản thân CBCCVC như lý lịch, bản sao giấy khai 
sinh, văn bằng, chứng chỉ; 
 + Nội dung về thay đổi quá trình công tác như hết tập sự, nâng lương, 
thuyên chuyển công tác,
 + Nội dung về quá trình khen thưởng, kỷ luật, vv. 
 Việc phân chia này sẽ giúp cho việc nắm bắt thông tin về một quá trình 
nào đó của một CBCCVC sẽ được nhanh chóng hơn. Trong mỗi bì hồ sơ như vậy 
cần phải lập một bản kê danh mục các tài liệu hiện có, trong mỗi bản kê danh 
mục cũng cần phải có những dòng trống để sau này có thể bổ sung thêm vào bản 
kê những tài liệu mới được bổ sung sau. Ngoài bì hồ sơ chúng ta cần phải ghi 
thông tin về CBCCVC như: Họ và tên, bí danh, quê quán, đơn vị công tác, 
 Vũ Thị Thanh Tâm Trường THCS Phạm Hồng Thái 9
 SKKN “ Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác quản lý hồ sơ CBCCVC
 tại trường THCS Phạm Hồng Thái”
3. KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ
 3. 1 Kết luận
 Hồ sơ CBCCVC là một trong những tài liệu không thể thiếu trong công tác 
quản lý CBCCVC tại mỗi cơ quan, tổ chức, đơn vị. Vì vậy, các cấp lãnh đạo, 
quản lý phải có nhận thức đầy đủ đối với công tác quản lý hồ sơ CBCCVC.
 Công tác quản lý hồ sơ CBCCVC là một việc làm hết sức quan trọng trong 
mỗi cơ quan, đơn vị, tổ chức. Việc quản lý tốt hồ sơ sẽ đảm bảo tính ổn định lâu 
dài của tài liệu hồ sơ CBCCVC và phục vụ tốt cho công tác quản lý cán bộ theo 
yêu cầu cải cách hành chính nhà nước hiện nay.
 Người được giao quản lý hồ sơ phải là người có nghiệp vụ, có tinh thần 
trách nhiệm với công việc. Công tác quản lý hồ sơ CBCCVC là việc làm thường 
xuyên của cơ quan có thẩm quyền. Do vậy, để nắm bắt thông tin về CBCCVC 
ngoài việc tiếp xúc trực tiếp hoặc thông quan các kênh thông tin khác như nhận 
xét đánh giá, yêu cầu bổ sung lý lịch hàng năm còn phải nghiên cứu hồ sơ , tổng 
hợp các thông tin đầy đủ chính xác, tin cậy, có tính pháp lý về quá trình hoạt 
động, phát triển của CBCCVC.
 Làm tốt công tác quản lý hồ sơ CBCCVC, góp phần cho công tác thống kê, 
tổng hợp, đánh giá thực trạng đội ngũ CBCCVC trong từng giai đoạn, qua đó 
đánh giá hiệu quả của công tác cán bộ, luân chuyển, điều động, CBCCVC.
 Qua quá trình nghiên cứu đề tài nạy tôi thấy áp dụng các biện pháp trên 
mang lại hiệu quả thiết thực, việc tìm kiếm, lưu trữ hồ sơ được đảm bảo liên tục 
dễ tìm .
 Đây là những kinh nghiệm bản thân tôi đã rút ra trong quá trình công tác 
của mình. Với những kinh nghiệm trên, trong những năm qua ít nhiều cũng đã 
giúp tôi quản lý bước đầu có hiệu quả về mặt hồ sơ ở đơn vị trường THCS Phạm 
Hồng Thái.
 Tuy nhiên, hiện nay người được phân công quản lý hồ sơ CBCCVC vẫn 
còn mang tính chất kiêm nhiệm chưa có một cán bộ chuyên trách. Với khả năng 
 Vũ Thị Thanh Tâm Trường THCS Phạm Hồng Thái 11
 SKKN “ Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác quản lý hồ sơ CBCCVC
 tại trường THCS Phạm Hồng Thái”
 TÀI LIỆU THAM KHẢO
 1. Quốc hội, (2008) Luật Cán bộ, công chức, NXB Chính trị Quốc gia
 2. Bộ nội vụ, Thông tư số 11/2012/TT-BNV ngày 17 tháng 12 năm 2012 của 
Bộ Nội vụ hướng dẫn cụ thể về nội dung quản lý hồ sơ Cán bộ công chức viên 
chức (CBCCVC).
 3. Quyết định số 06/2007/QĐ-BNV ngày 18 tháng 6 năm 2007 của Bộ nội vụ 
về việc ban hành thành phần hồ sơ cán bộ, công chức và mẫu biểu quản lý hồ sơ 
cán bộ, công chức.
 4. Quyết định số 02/2008/QĐ-BNV ngày 06 tháng 10 năm 2008 của Bộ Nội 
vụ ban hành quy định cụ thể về thành phần và mẫu quản lý hồ sơ CBCCVC.
 5. Quyết định số 02/2008/QĐ-BNV ngày 06 tháng 10 năm 2008 của Bộ Nội 
vụ về việc ban hành mẫu biểu quản lý hồ sơ Cán bộ, công chức.
 Vũ Thị Thanh Tâm Trường THCS Phạm Hồng Thái 13