Sáng kiến kinh nghiệm Một số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác văn thư lưu trữ ở trường THCS Tây Đằng, Ba Vì

 LIÊN ĐOÀN LAO ĐÔNG HUYỆN BA VÌ 
 CĐCS TRƯỜNG THCS TÂY ĐẰNG 
 ----------  ---------- 
 “ 01 triệu sáng kiến – nỗ lực vượt khó, sáng tạo 
 quyết tâm chiến thắng đại dịch Covid - 19” 
 Họ và tên: Đoàn Thị Kiều Liên 
 Chức vụ: Nhân viên Văn thư 
Đơn vị công tác: Trường THCS Tây Đằng- Ba Vì- Hà Nội 
Lĩnh vực: Văn thư - Lưu trữ 
 Email : doanlientt78@gmail.com 
 Số điện thoại: 0365134140 
 Ba Vì, ngày 25 tháng 10 năm 2021 
 2 
được trong bộ máy quản lý của mình. Ngày nay, những yêu cầu mới của công tác 
quản lý nhà nước, quản lý xã hội, công tác lưu trữ cần được xem xét từ những yêu 
cầu bảo đảm thông tin cho hoạt động quản lý, bởi thông tin trong tài liệu lưu trữ 
là loại thông tin có tính dự báo cao, 
 Đến nay được sự chỉ đạo sâu sát của Phòng GD&ĐT Ba Vì, sự quan tâm 
của Ban Giám hiệu nhà trường và sự tìm tòi học hỏi, sáng tạo của bản thân tôi 
trong thời gian thực hiện nhiệm vụ được phân công, công tác văn thư lưu trữ của 
nhà trường có nhiều tiến bộ đáng kể. 
 II. Lý do chọn đề tài: 
 Qua nhiều năm thực hiện nhiệm vụ công tác văn thư trong nhà trường, tôi 
nhận thấy công tác văn thư là công tác nhằm đảm bảo thông tin văn bản, phục vụ 
hoạt động quản lý, điều hành của nhà trường. Nội dung công tác này bao gồm các 
việc về soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn bản và các tài liệu khác hình 
thành trong quá trình hoạt động của nhà trường; lập hồ sơ hiện hành, giao nộp hồ 
sơ vào lưu trữ; và quản lý, sử dụng con dấu trong văn thư. 
 Công tác lưu trữ là một trong những nhiệm vụ cơ bản của nhà trường, nhằm 
lựa chọn, lưu giữ, tổ chức một cách khoa học các hồ sơ, tài liệu để phục vụ yêu 
cầu khai thác, sử dụng của nhà trường và xã hội. Nội dung công tác lưu trữ bao 
gồm các việc về thu thập, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu hình thành trong 
quá trình hoạt động của nhà trường 
 Giữa công tác văn thư và lưu trữ không có sự tách biệt mà có mối quan hệ 
chặt chẽ, thúc đẩy với nhau. Mối quan hệ này thể hiện qua sự liên tục trong quá 
trình từ soạn thảo, ban hành, quản lý văn bản đến lưu trữ hiện hành và đưa vào 
lưu trữ lịch sử. Khi soạn thảo văn bản, việc tìm hiểu các thông tin, các tài liệu đã 
xử lý trước đó là rất quan trọng để hình thành nên văn bản. Các tài liệu được lưu 
trữ tốt sẽ là nguồn cung cấp những thông tin có giá trị pháp lý, chính xác và kịp 
thời nhất cho người soạn thảo văn bản. 
 Trên thực tế công việc của một nhà trường được tiến hành nhanh hay chậm, 
thiết thực hay quan liêu là do công văn, giấy tờ có làm tốt hay không, do việc giữ 
gìn hồ sơ, tài liệu có được cẩn thận hay không. Như vậy, thực hiện tốt công tác 
lưu trữ sẽ góp phần thúc đẩy thực hiện tốt công tác văn thư. Ngược lại, thực hiện 
tốt công tác văn thư cũng sẽ góp phần thực hiện tốt công tác lưu trữ. Cụ thể là việc 
quản lý văn bản và lập hồ sơ hiện hành có ảnh hưởng quan trọng đến việc thực 
hiện tốt công tác lưu trữ. Có thể xem công tác lập hồ sơ như là cầu nối giữa công 
tác văn thư với công tác lưu trữ. Nếu hồ sơ được lập khoa học sẽ tiết kiệm thời 
gian, công sức và tạo điều kiện thuận lợi để công tác lưu trữ phát triển, từ đó từng 
bước phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ. 
 4 
 Thông tư 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ 
hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính. 
 Thông tư 09/2011/TT-BNV ngày 03 tháng 6 năm 2016 của Bộ Nội vụ quy 
định về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của 
các cơ quan, tổ chức; 
 Nghi định 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về 
công tác văn thư. 
 Nghị định 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 3 năm 2020 của Chính phủ về 
công tác văn thư. 
 III. Phạm vi và đối tượng nghiên cứu: 
 Ở một trường học, dù ở lĩnh vực nào thì cũng phải cần có một bộ phận văn 
thư lưu trữ. Thực tế công tác văn thư - lưu trữ ở nhiều trường chưa được quan tâm 
đúng mức mà chỉ coi đây là công việc đơn thuần. Người ta chưa thấy được vị trí, 
ý nghĩa và tầm quan trọng của công tác văn thư-lưu trữ trong văn phòng các trường 
học. Cán bộ viên chức văn phòng chưa được đào tạo đến nơi đến chốn do đó kiến 
thức chuyên môn, nghiệp vụ chưa đáp ứng được yêu cầu đòi hỏi của sự nghiệp 
đổi mới công tác văn thư - lưu trữ. 
 Thông qua đề tài góp phần giúp nhân viên văn phòng nói chung, nhân viên 
văn thư nói riêng trong tất cả các trường học hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình. 
 IV. Mục đích nghiên cứu: 
 Hiện nay, hầu hết ở các trường học đều bố trí một nhân viên làm công tác 
văn thư lưu trữ, nhưng vẫn còn một số nơi chưa thật sự quan tâm đến vấn đề này. 
Người phụ trách trực tiếp công việc còn thờ ơ, không nắm hết được các kỹ năng 
để giải quyết công việc nên dẫn đến tính chính xác không cao và không có hiệu 
quả tối ưu nhất. 
 Để có một văn bản mang tính chính xác cao, đòi hỏi người phụ trách công 
tác văn thư cần phải có những kỹ năng về xây dựng văn bản, cần nắm được các 
phương pháp soạn thảo văn bản vừa đầy đủ nội dung vừa đúng thể thức của mỗi 
loại văn bản cụ thể do Nhà nước quy định. 
 Để phục vụ tốt công tác nghiên cứu, quản lý, giảng dạy và học tập thì việc 
tìm kiếm văn bản đã lưu trữ đòi hỏi cần phải nhanh chóng, chính xác. Mục đích 
của đề tài nhằm giúp nhân viên văn thư tháo gỡ những khó khăn vướng mắc nêu 
trên, mặt khác còn giúp cho tất cả nhân viên văn phòng nhận thức sâu sắc tầm 
quan trọng của công tác văn thư lưu trữ trong hoạt động của nhà trường. 
 V. Giới hạn nghiên cứu của đề tài: 
 Thời gian nghiên cứu có hạn nên tôi chỉ tổ chức thực hiện và vận dụng ở 
trường THCS trong 3 năm học từ năm học 2019 – 2020 đến năm học 2021 – 2022. 
 6 
 Công tác Văn thư - Lưu trữ trong nhà trường rất nhiều việc như: Soạn thảo 
văn bản, ban hành văn bản, giao dịch, lưu trữ hồ sơ, văn bản, báo cáo và các tư 
liệu thống kê gồm nhiều mặt phải tiến hành thường xuyên liên tục và củng cố 
bổ sung hồ sơ theo từng thời gian nhất định. 
 II. TỔ CHỨC THỰC HIỆN CÁC GIẢI PHÁP 
 1. Giải pháp 1 
 a) Việc hình thành hoạt động của nhà trường, công tác hành chính Văn thư 
- Lưu trữ rất quan trọng trong việc soạn thảo văn bản, ban hành văn bản, quản lý 
và lưu trữ hồ sơ, phải biết tổ chức khoa học các văn bản, giấy tờ có giá trị, cá nhân 
để làm bằng chứng và tra cứu khi cần thiết. 
 b) Hiệu trưởng quan tâm chỉ đạo trực tiếp, thường xuyên kiểm tra công tác 
Văn thư – Lưu trữ của trường. Đồng thời lên kế hoạch thông báo hướng dẫn thực 
hiện các văn bản về công tác Văn thư – Lưu trữ đến giáo viên, bộ phận chuyên 
môn. Vì thế, các bộ phận chuyên môn làm tốt và luôn luôn hoàn thiện, đổi mới 
bảo quản hồ sơ lưu trữ, quản lý tốt hồ sơ sổ sách, các văn bản cần được sao gửi, 
lưu giữ cẩn thận tại trường. 
 c) Để so sánh với 02 giải pháp trên thì nhà trường đã làm tốt công tác văn 
thư - lưu trữ tại trường. 
 2. Giải pháp 2 
 a) Để thực hiện tốt công tác Văn thư - lưu trữ tôi đã thực hiện theo các 
Thông tư 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ hướng 
dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính; 
 Thông tư 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 Bộ Nội vụ hướng 
dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan; 
 Thông tư 09/2011/TT-BNV ngày 03 tháng 6 năm 2016 của Bộ Nội vụ quy 
định về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của 
các cơ quan, tổ chức; 
 Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về 
công tác văn thư. 
 Nghị định 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 3 năm 2020 của Chính phủ về 
công tác văn thư. 
 b) Để phù hợp với tình hình thời đại công nghiệp hóa, hiện đại hóa của đất 
nước và cũng là một việc làm cần thiết về công tác Văn thư - lưu trữ; 
 Là người phụ trách công tác Văn thư – Lưu trữ tôi không ngừng học hỏi để 
nâng cao trình độ về công tác soạn thảo văn bản, ban hành văn bản, quản lý hồ sơ, 
tài liệu lưu trữ của nhà trường là một giải pháp tổng thể và đồng nhất trong việc 
soạn thảo văn bản, ban hành văn bản, quản lý, bảo quản tốt công tác lưu trữ hồ sơ 
 8 
 Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ như 
đầu tư thêm trang thiết bị, phương tiện phục vụ cho công tác văn thư, lưu trữ điện 
tử để đưa vào khai thác sử dụng thuận tiện, đa dạng hóa các loại hình sử dụng tài 
liệu một cách hiệu quả, nhằm phát huy giá trị tài liệu lưu trữ. 
 3.2. Tổ chức giải quyết: 
 Các biện pháp đánh máy soạn thảo một văn bản đúng yêu cầu, đầy đủ nội 
dung, chính xác cao để trình ký Người làm công tác văn thư muốn hoàn thành tốt 
nhiệm vụ được giao nói chung, soạn thảo được một văn bản đúng yêu cầu, đầy đủ 
nội dung, chính xác để trình ký nói riêng cần phải thực hiện tốt một số nội dung 
sau: 
 - Thường xuyên học tập nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ, đặc biệt 
là cập nhật thông tin, kiến thức qua mạng Internet, tìm kiếm đầy đủ, kịp thời các 
văn bản mới nhất phục vụ chuyên môn nghiệp vụ lĩnh vực mình công tác. 
 - Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ hướng 
dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính. 
 Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 3 năm 2020 của Chính phủ về 
công tác văn thư. 
 - Tìm hiểu, nắm rõ đầy đủ thông tin về mọi hoạt động của nhà trường, nhất 
là về lĩnh vực mình phụ trách để thuận lợi trong soạn thảo văn bản. 
 - Phải năng động, sáng tạo trong công việc; mạnh dạn, thẳng thắn trong 
công tác tham mưu với cấp trên. 
 - Phối hợp tốt với các tổ chức đoàn thể, tổ chuyên môn, bộ phận chuyên 
trách trong mọi hoạt động của nhà trường. 
 - Đảm bảo đúng, chính xác, trình bày rõ đẹp, đúng thể thức. 
 a/ Tổ chức quản lý công văn đến: 
 Những năm gần đây với sự phát triển của công nghệ thông tin các đơn vị 
trao đổi văn bản qua hộp thư điện tử, đây là phương tiện vừa nhanh và dễ lưu trữ. 
Vì vậy, hàng ngày Văn thư vào hộp thư lấy văn bản về đưa vào thư mục văn bản 
đến đã tạo theo từng năm, tháng để lưu trữ sau đó in ra vào sổ theo dõi văn bản 
đến và trình Hiệu trưởng phê chuyển cho các bộ phận, đồng thời thư mục này 
được chia sẻ rộng để khi chuyển văn bản cho các bộ phận có thể vào thư mục này 
và lấy văn bản về thực hiện công việc. Đây là phương pháp lưu trữ văn bản đến 
vừa khoa học lại tra cứu nhanh, tiếp kiệm được giấy cho đơn vị. 
 Khi có công văn chuyển đến tôi là người trực tiếp tiếp nhận và đăng ký vào 
sổ công văn đến và có theo dõi công văn đến từ nguồn nào (Nơi gửi công văn). 
Kiểm tra sơ bộ có phải đúng công văn gửii cho đơn vị mình không và phân loại 
hồ sơ (ghi vào sổ). 
 10 
quy định và đánh số theo từng văn bản, có ký hiệu riêng của nội bộ, ghi rõ ngày 
tháng phát hành, người ký văn bản. Tất cả các công văn chuyển đi phải được ghi 
vào sổ công văn đi. 
 Những công văn trước khi ký và gửi đi phải được kiểm tra kỹ về mặt thể 
thức và thủ tục. 
 Các công văn của cơ quan gửi đi hoặc để lưu hành nội bộ đều phải qua bộ 
phận văn thư để đăng ký vào sổ công văn đi và xếp vào hồ sơ lưu công văn đi. 
 Công văn được chuyển đi bằng nhiều cách nhưng luôn luôn lúc nào văn thư 
cũng phải vào sổ chuyển công văn đi, người nhận công văn có thể qua hộp thư 
điện tử hoặc nhận trực tiếp bảng cứng. 
 Ngoài ra, trong trường học còn một số giấy tờ khác như: Giấy đi đường, 
giấy giới thiệu, giấy xác nhận đều phải được quản lý chặt chẽ, đồng thời phải 
vào sổ để tiện cho việc theo dõi. 
 c/ Công tác bảo quản tốt hồ sơ và lưu trữ văn bản trong trường học. 
 Công tác bảo quản tốt hồ sơ và lưu trữ văn bản trong trường học là một 
công tác rất quan trọng, nó đòi hỏi người làm công tác này phải thận trọng, tỷ mỹ, 
ngăn nắp và phải khoa học. 
 Làm tốt công tác lưu trữ văn bản sẽ góp phần thực hiện tốt ba mục tiêu quản 
lý: năng suất, chất lượng và hiệu quả của cơ quan. Ngược lại, nếu làm không tốt 
công tác văn bản sẽ hạn chế đến kết quả hoạt động quản lý, làm giảm hiệu lực chỉ 
đạo điều hành của nhà trường, ảnh hưởng đến chất lượng và hiệu quả công tác của 
cơ quan, tổ chức và bộ máy Nhà nước nói chung và trường học nói riêng. 
 - Quy định mở sổ theo dõi theo từng năm. Bắt đầu từ ngày 01/01 đến hết 
31/12 của năm tài chính. Mở sổ lấy số thứ tự mới như: 01, 02,  bắt đầu từ ngày 
01/01, tương tự như vậy thực hiện các năm kế tiếp. 
 - Phân loại theo tính chất của văn bản như: Tờ trình, báo cáo, quyết định, 
 theo thứ tự thời gian, ta dùng bấm lỗ để kẹp lưu giữ lại cho khỏi rơi, đựng vào 
thùng hồ sơ, phía trên có ghi tờ mục lục. 
 - Cuối năm tất cả được đóng lại thành tập, in bảng kê từng loại và đưa vào 
lưu trữ. 
 d/ Quản lý học bạ học sinh, sổ đăng bộ, hồ sơ chuyển đi - đến (hồ sơ 
học sinh): 
 Đối với công tác văn thư việc quản lý học bạ học sinh là một việc hết sức 
quan trọng để tra cứu và thống kê Phổ cập giáo dục chính xác. Để quản lý tốt học 
bạ nhất thiết phải có: 
 - Sổ đăng bộ học sinh (theo mẫu thống nhất chung của ngành giáo dục). 
 - Sổ theo dõi rút học bạ (chuyển đi, chuyển đến hoặc nghỉ học).