Sáng kiến kinh nghiệm Kỹ năng ứng dụng CNTT trong hạch toán tiền lương, tiền công và bảo hiểm xã hội ở trường THCS

 PHẦN MỞ ĐẦU
 1. Lý do chọn đề tài
 Thế kỉ XXI, cả Thế giới chuyển mình trong sự phát triển như vũ bão của công 
nghệ thông tin (CNTT). Điều đó đã góp phần làm thay đổi diện mạo của nhiều 
ngành, nhiều lĩnh vực, trong đó có lĩnh vực kế toán. Sự thay đổi ấy thể hiện rõ nhất 
ở phương thức xử lý dữ liệu và cung cấp thông tin kế toán có những bước nhảy vọt 
so với quy trình xử lý kế toán thủ công trước đây. Có thể coi kế toán trường học là 
bộ phận tham mưu, giúp việc Hiệu trưởng thực hiện chức năng tổ chức, quản lý 
trong công tác Tài chính – Kế toán theo chế độ Nhà nước ban hành. 
 Xuất phát từ thực tế nêu trên và mong muốn có những việc làm cụ thể nhằm 
tạo thuận lợi cho nghiệp vụ kế toán trường học, tôi chọn đề tài “Kỹ năng ứng 
dụng CNTT trong hạch toán tiền lương, tiền công và bảo hiểm xã hội ở trường 
THCS” nhằm đúc kết kinh nghiệm cho bản thân cũng như cho đồng nghiệp cùng 
tham khảo.
 2. Mục đích nghiên cứu sáng kiến 
 Trên cơ sở nghiên cứu lý luận và thực trạng hạch toán tiền lương, tiền công và 
bảo hiểm xã hội ở trường THCS, đề xuất các biện pháp ứng dụng CNTT trong 
hạch toán tiền lương, tiền công và bảo hiểm xã hội nhằm nâng cao chất lượng 
nghiệp vụ kế toán trong các trường.
 3. Nhiệm vụ nghiên cứu
 Nghiên cứu cơ sở lý luận về hạch toán tiền lương, tiền công và bảo hiểm xã 
hội, Khảo sát, phân tích, đánh giá thực tiễn hạch toán tiền lương, tiền công và bảo 
hiểm xã hội, Đề xuất các biện pháp hạch toán tiền lương, tiền công và bảo hiểm xã 
hội.
 4. Phạm vi nghiên cứu
 Thực hiện sáng kiến này chúng tôi chỉ tiến hành nghiên cứu đối tượng là 
nghiệp vụ kế toán tại trường THCS trên địa bàn quận Long Biên thành phố Hà 
Nội.
 5. Phương pháp nghiên cứu
 Phương pháp nghiên cứu lý luận, thực tiễn, tổng kết kinh nghiệm: tổng kết kinh 
nghiệm của hoạt động hạch toán tiền lương, tiền công và bảo hiểm xã hội.
 1 | 1 0 1.2.2.2. Các khoản trích theo lương
 Theo chế độ hiện hành thì các khoản trích theo lương gồm: Bảo hiểm xã hội, 
bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn, bảo hiểm thất nghiệp, bảo hiểm tai nạn lao động 
– bệnh nghề nghiệp. 
 1.2.2.2.1. Bảo hiểm xã hội ( BHXH)
 Bảo hiểm xã hội là sự đảm bảo thay thể hoặc bù đắp một phần thu nhập của 
người lao động khi họ bị giảm hoặc mất thu nhập do ốm đau, thai sản, tai nạn lao 
động, bệnh nghề nghiệp,thất nghiệp, hết tuổi lao động hoặc đã chết, trên cơ sở 
đóng vào quĩ bảo hiểm xã hội.
 + Người sử dụng lao động được góp 17% trên quĩ tiền lương, tiền công đóng 
bảo hiểm xã hội, 0.5% đóng bảo hiểm tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp của 
người lao động trong đơn vị.
 + Người lao động đóng góp bằng 8% mức tiền lương, tiền công đóng bảo hiểm 
xã hội
 + Nhà nước hỗ trợ thêm để đảm bảo thực hiện các chế độ bảo hiểm xã hội đối 
vớ người lao động.
 1.2.2.2.2. Bảo hiểm y tế (BHYT)
 Trong cuộc sống ai cũng muốn mình được mạnh khỏe, ấm no, hạnh phúc. 
Nhưng cuộc sống luôn có những rủi ro bất ngờ như: ốm đau,bệnh tật... không thể
tránh khỏi. 
 Quĩ bảo hiểm y tế được hình thành chủ yếu do các đơn vi dụng lao động trích 
một tỷ lệ % nhất định trên tiền lương cơ bản và các khoảnphụ cấp để nộp cho cơ 
quan bảo hiểm xã hội. Theo qui định hiện nay thì mức trích là 4,5% trên quĩ lương 
cơ bản và các khoản phụ cấp thường xuyên. Trong đó 3% Nhà nước cấp; 1,5% 
khấu trừ vào lương của cán bộ công nhân viên chức.
 1.2.2.2.3. Kinh phí công đoàn
 Kinh phí công đoàn dùng để duy trì hoạt động của bộ máy công đoàn các cấp, 
trợ cấp cho cán bộ công nhân viên chức khi gặp khó khăn. Để có nguồn kinh
phí chi cho hoạt động công đoàn, hằng tháng các đơn vị trường học trích theo tỷ lệ
qui định hiện nay thì trích 2% trên quĩ lương cơ bản và các khoản phụ cấp chức vụ
thường xuyên. Trong đó 1% ngân sách nhà nước cấp; 1% khấu trừ vào lương của
công chức viên chức.
 1.2.2.2.4. Bảo hiểm thất nghiệp
 3 | 1 0 + Tiền lương thời gian giản đơn: Tiền lương thời gian với đơn giá tiền lương 
cố định gọi là tiền lương thời gian giản đơn.
 + Tiền lương thời gian có thưởng: Tiền lương thời gian giản đơn có thể kết hợp 
chế độ tiền thưởng để khuyến khích cán bộ công chức viên chức làm việc tạo nên 
tiền lương thời gian có thưởng.
 3. Thực trạng của kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương 
trong các đơn vị trường học.
 Trước khi được ứng dụng công nghệ thông tin vào hạch toán tiền lương tiền 
công, kế toán sẽ phải làm thủ công để tính toán lương cho người lao động, cho 
cách tính lương vào,ở đây sự nhầm lẫn rất dễ xảy ra. Sau đó kế toán sẽ làm các 
bước hạch toán để rút được tiền ở kho bạc để chi trả lương, mọi việc đều diễn ra rất 
thủ công. Các bước rất mất thời gian và đòi hỏi kế toán phải chính xác ở từng 
bước. 
 3.1. Tổ chức sổ kế toán và hình thức kế toán áp dụng tại các đơn vị 
trường học
 Các đơn vị trường học là một đơn vị hành chính sự nghiệp thực hiện kinh phí 
tự chủ. Hệ thống sổ sách áp dụng hình thức sổ kế toán “chứng từ ghi sổ” với một 
hệ thống sổ sách tương đối hoàn chỉnh, phù hợp với công tác kế toán của nhà 
trường.
 Chế độ kế toán hành chính sự nghiệp thực hiện gồm có: Hệ thống tài khoản kế 
toán, hệ thống báo cáo tài chính, chế độ chứng từ kế toán, chế độ sổ kế toán đều
thực hiện theo quyết định số 19/2006/QĐ-BTC ngày 30/3/2006.
 3.1.1. Các chứng từ kế toán sử dụng
 Bảng chấm công: Mẫu số : 01a-HD, bảng chấm công làm thêm giờ: Mẫu số 
C01b-HD, giấy chứng nhận nghỉ ốm hưởng bảo hiểm xã hội, bảng thanh toán 
lương, danh sách người lao động hưởng trợ cấp bảo hiểm xã hội, bảng thanh toán 
tiền thưởng.
 3.1.2. Tài khoản kế toán sử dụng: 
 Kế toán sử dụng tài khoản 334 “phải trả người lao động” và các khoản thuộc về 
thu nhập của công chức viên chức. Ngoài ra kế toán còn sử dụng một số tài khoản 
khác có liên quan như: TK 111, TK 461, TK 661...
 3.1.3. Phương pháp kế toán tiền lương
 + Hàng tháng tính tiền lương, các khoản phụ cấp theo qui định phải trả cho
 5 | 1 0 + Hàng tháng trích bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn, bảo 
hiểm thất nghiệp vào chi hoạt động, kế toán ghi:
 Nợ TK 661211/ Có TK 332 (3321, 3322, 3323, 3324)
 + Khấu trừ vào lương của công chức viên chức khoản bảo hiểm xã hội, bảo 
hiểm y tế, kế toán ghi:
 Nợ TK 334: 10.5% trích theo lương
 Có TK 3321: BHXH bằng 8% lương cơ bản của công chức viên chức
 Có TK 3322: BHYT bằng 1,5% lương cơ bản của công chức viên chức
 Có TK 3324: BHTN bằng 1% lương cơ bản của công chức viên chức
 + Nộp bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đòan, bảo hiểm thất 
nghiệp cho cơ quan quản lý, kế toán ghi:
 Nợ TK: 332 các khoản phải nộp/ Có TK 46121
 + Tính bảo hiểm xã hội phải trả công chức viên chức khi ốm đau thai sản...kế 
toán ghi: Khi thanh toán bảo hiểm xã hội cho công chức viên chức, kế toán ghi:
 Nợ TK 332 các khoản nộp theo lương
 Có TK 334: Phải trả công chức viên chức.
 4. Biện pháp nhằm hoàn thiện hạch toán tiền lương và các khoản trích 
theo lương tại trường THCS
 4.1. Giải pháp 1: Đầu tư các trang thiết bị, phần mềm phục vụ công tác kế 
toán trường học:
 Một trong những yêu cầu của công tác kế toán là tính chính xác, kịp thời. Ngày 
nay, cùng với sự phát triển mạnh mẽ của khoa học công nghệ, công việc kế toán 
ngày càng được vi tính hoá, thuận lợi, vừa nhanh, vừa chính xác, kịp thời phục vụ 
đầy đủ cho các đối tượng cần sử dụng thông tin, đặc biệt là các nhà quản trị doanh 
nghiệp. Việc áp dụng tin học vào thực tế công tác kế toán có thể giảm được 40-
50% khối lượng công việc. của nhà trường, việc áp dụng kế toán máy vào thực tế 
là đòi hỏi khách quan. Chính vì vậy, nhà trường cần tiến hành nghiên cứu, khảo sát 
thị trường phần mềm kế toán, chuẩn bị cho công tác áp dụng tin học vào công tác 
kế toán.
 Theo đó, phần mềm kế toán là bộ chương trình dựng để tự động xử lý các 
thông tin kế toán trên máy vi tính, bắt đầu từ khâu nhập chứng từ gốc, phân loại 
chứng từ, xử lý thông tin trong các chứng từ theo quy định của chế độ kế toán đến 
khâu in ra sổ kế toán và báo cáo tài chính, báo cáo kế toán quản trị. Phần mềm kế 
 7 | 1 0 nước: Kiểm soát chặt chẽ các khoản chi NSNN là mối quan tâm hàng đầu của 
Đảng, Nhà nước và của các cấp, ngành với mục tiêu là các khoản chi của NSNN 
phải đảm bảo đúng mục đích, có dự toán được duyệt, đúng chế độ, tiêu chuẩn, định 
mức và hiệu quả.
 Hoàn thiện công tác kiểm tra kế toán và kiểm toán nội bộ: Nó đảm bảo thông tin 
kế toán được cung cấp kịp thời, chính xác, đúng với chính sách, chế độ quản lý kinh 
tế - tài chính nói chung và chế độ thể lệ kế toán quy định nói riêng phù hợp với yêu 
cầu quản lý vĩ mô, vi mô nền kinh tế.
 Hoàn thiện quy chế chi tiêu nội bộ: Cơ quan tài chính và cơ quan chủ quản cần 
kiểm tra thường xuyên hơn quá trình xây dựng, ban hành và thực hiện quy chế chi 
tiêu nội bộ ở các đơn vị, qua đó giúp đơn vị hoàn thiện quy chế chi tiêu nội bộ.
 Đổi mới công tác quản lý tài chính gắn liền với tăng cường trách nhiệm trong 
trường công lập: Theo tinh thần của công cuộc cải cách tài chính công thì việc 
trao quyền tự chủ cho các thủ trưởng và tập thể người lao động tại các đơn vị 
quyết định những đầu vào cần thiết để sản xuất đầu ra là rất lớn. Nhưng khác với 
nguồn tiền tư nhân bỏ ra, nguồn tiền công nếu được phép sử dụng linh hoạt mà 
thiếu đi trách nhiệm giải trình thì chắc chắn sẽ là mảnh đất tốt để tham nhũng 
phát sinh. Vì vậy, sự tự chủ này cần phải đi kèm với sự gia tăng trách nhiệm đối 
với việc cung ứng các đầu ra và kết quả cuối cùng.
 5. Hiệu quả của sáng kiến
 - Sau khi áp dụng được CNTT vào trong công tác hạch toán tiền lương, các 
phần việc của kế toán được giảm nhẹ rất nhiều. cụ thể:
 - Kế toán chỉ cần mở phần mền kế toán nhập đầy đủ thông tin của người lao 
động từ bậc lương, hệ số lương đến các khoản phụ cấp theo lương, sau đó cất và 
lưu trữ trong phần mền. Bước tiếp theo kế toán sẽ vào phần hạch toán lương, chọn 
vào những đối tượng đang được hưởng lương và tạo lên một bảng lương theo ý 
muốn
 - Đề làm bước tiếp theo kế toán muốn chi trả lương cho người lao động, kế toán 
chỉ cần vào phần rút dự toán tiền lương, BHXH làm giấy rút dự toán chuyển lương, 
bảo hiểm xã hội. Khi có phần mềm hỗ trợ kế toán không cần phải hạch toán thủ 
công là :
 Chi trả lương: Nợ TK 66121/ Có TK 334
 Chỉ trả BHXH: Nợ TK 66121/ Có TK 332
 9 | 1 0